Come Resistere Veneto, vogliamo proporre idee che rappresentano veri e propri cambi di paradigma rispetto al modo di fare politica di oggi.
Per farlo, non sempre serve rivoluzionare i “massimi sistemi”: spesso basta recuperare il buon senso, rimettendo al centro il cittadino invece della burocrazia.

Nel caso della pubblica amministrazione, la nostra proposta parte proprio da qui.
Negli anni, il cosiddetto “efficientamento delle pratiche” è stato invocato molte volte da varie forze politiche, ma quasi sempre si è tradotto in una penalizzazione del personale: più mansioni, stessa retribuzione, nessuna semplificazione reale dei processi.

Questo articolo si rivolge quindi direttamente a chi lavora nella pubblica amministrazione: perché la nostra proposta vuole aiutarli, rendendo le pratiche più snelle, gli addetti meno oberati e i cittadini più soddisfatti del servizio.

Che cos’è la Lean Office, in parole semplici

Immaginate di guardare i vostri processi d’ufficio con la lente del buon senso:

• Cosa serve davvero al cittadino?
• Quali passaggi sono solo una perdita di tempo?

La Lean Office è esattamente questo: eliminare i passaggi inutili, accorciare i tempi di attesa e rendere la vita più semplice sia ai dipendenti che agli utenti.
Nata nelle fabbriche giapponesi, questa filosofia oggi si applica con successo anche negli uffici pubblici.

I vantaggi concreti per gli uffici pubblici

L’approccio Lean porta benefici tangibili:

• Pratiche più veloci: meno firme, meno moduli, meno “torni domani”. I cittadini attendono giorni invece che settimane.
• Riduzione dei costi nascosti: meno stampe, meno spedizioni cartacee e meno tempo perso nella ricerca di documenti.
• Dipendenti più motivati: procedure più chiare, meno stress e più tempo per le attività che contano davvero.
• Maggiore trasparenza: pubblicare indicatori semplici come i “giorni medi per una pratica” consente ai dirigenti di individuare subito dove intervenire.

Come cominciare a introdurre la Lean Office

1. Impegno della direzione: serve un via libera esplicito e un piccolo team dedicato.
2. Avvio di un progetto pilota breve (6 mesi): su un processo molto frequentato, come contributi scolastici o permessi edilizi.
3. Misurare prima e dopo: basta un cronometro e un foglio di calcolo per capire se si sta migliorando.
4. Comunicare i risultati: se il progetto pilota riduce i tempi, gli altri uffici vorranno seguirne l’esempio.

Una possibile tabella di marcia

Il percorso di implementazione può essere sintetizzato in quattro fasi:

• Preparare il terreno: nominare il team, scegliere due processi pilota e rilevare i tempi attuali.
• Fare il test: snellire i processi pilota, eliminare passaggi superflui e digitalizzare i moduli più usati.
• Diffondere l’esempio: formare referenti interni per replicare il metodo in altri uffici.
• Rendere stabile il miglioramento: inserire gli indicatori Lean nei cruscotti direzionali e nei budget.

Tre casi concreti di successo

La Lean Office non è una teoria: funziona già, in Italia e in Europa.

• Comune di Correggio (Reggio Emilia): in soli sei mesi ha rivisto tutte le pratiche di front-office, azzerando gli arretrati e migliorando la soddisfazione dei cittadini.
• Provincia di Macerata – Concessioni stradali: una settimana di lavoro “full immersion” per mappare i flussi ha portato a dimezzare i tempi di rilascio e ridurre dell’80% l’uso della posta cartacea.
• Agenzia delle Entrate svedese: ha eliminato passaggi inutili nella gestione della posta di ritorno, riducendo i costi per pratica e replicando il metodo in altri reparti.

Buonsenso organizzato, non tecnologia complicata

La Lean Office non è un progetto informatico: è buonsenso organizzato.
Servono pochi mesi per dimostrare che funziona: i dirigenti ottengono dati chiari per gestire meglio risorse, budget e reputazione, mentre il personale lavora in modo più sereno e produttivo.

E il cittadino dall’altro lato dello sportello se ne accorge subito.
Con un piccolo passo oggi, l’amministrazione regionale può diventare un modello di efficienza e trasparenza domani.

Quanto può far risparmiare la Lean Office alla Regione Veneto

I numeri parlano chiaro.
La Regione Veneto conta circa 2.700 dipendenti, per una spesa annua di quasi 139 milioni di euro.
Con un costo medio per dipendente di circa 51.000 euro, una riduzione degli sprechi del 15% comporterebbe un risparmio stimato di circa 20 milioni di euro all’anno.

Si tratta di risultati già registrati altrove:

• il Dipartimento del Lavoro del Regno Unito ha ottenuto un +33% di pratiche gestite per operatore e un risparmio di oltre 150 milioni di sterline;
• la EPA (Agenzia per la Protezione Ambientale) americana segnala una riduzione media del 50% dei tempi di attesa per i cittadini nei progetti Lean Government.



La Lean Office dimostra che non serve tagliare posti di lavoro per migliorare l’efficienza, ma solo fare meglio ciò che già esiste, con le stesse persone e più organizzazione.